ステータス

• 2020/12/3　議事録標準はDropboxPaperからNotionに2021年1月以降変更とする
• 2021/1/18 会議の内容を動画で記録する事を標準とする
• 2021/3/3　会議においてモヤモヤ傾聴を定例議題とすることを標準とする
• 2021/3/30 リソース調整会議をレップ会議として名称および位置付けの変更を行った
• 2021/4/1 Googleカレンダーに登録する会議予定の情報には議事録DBへのリンクを含めることを標準とする
• 2021/6/7 社内定例において四半期振り返りを定例議題とすることを標準とする
• 2021/10/26 アバターでの就業、会議参加を可能とする
• 2022/6/20 会議の標準の時間について、２５分、遅くとも２７分とした上で幅がある形で明記
• 2022/8/15 会議の遅刻防止などのためにGoogleカレンダーの通知設定を参考として追記　
• 2023/2/8 ビデオ会議におけるコミュニケーションガイドライン設定（WIP）
• 2023/8/16 ハチイチガイドラインの策定

ハチイチガイドライン（2023/8/16〜）　

• 対象チームの会議
• CxO室、委員会、各WGの会議
• ガイドライン内容
• ８時間で１つのインパクトを出すことを（高い）目標とする
• インパクトとは
• 顧客あるいはエンドユーザー（社内の場合は社内メンバー向け）に対して、影響ある価値を提供した上で、何かしらの反応を得ること
• 大切な視点
• インパクトについては、質が低かったり、精度が低かったり、影響が小さくても構わない、インパクト頻度を高めることが大切になる
• 備考
• ８人が１時間の会議に参加した場合は、１つのインパクトを参加者が生み出すことが期待される
• インパクトの対象・対象外例
• 対象
• 方針を決める
• 標準化を行う
• レビュー可能な成果物を作る
• プロリクを出す
• 明日からでも始められる実行可能なアイデアの提示
• 対象外
• ネクストアクションとしてタスクを設定する
• 対話で関係者の理解を深める

社内定例の参加者人数

• ワークショップや勉強会や全社会議などの定例でもなく、会議でもない場合は、人数の上限を気にする必要はない
• 会議人数の上限を８名（＝７名＋１名（オブザーバー除く））とする事をガイドラインとする
• 例）リソース調整会議では、グループを構成する各チームの代表メンバー＋リソースマネジメント担当としてPMが１名参加している
• 定期的な状況確認のため多くのメンバーの参加を必要とする会議でも８名を上限としている
• 特に、意思決定を行う会議であれば、８名では多すぎるので、最大８名を上限とする

社内定例の会議時間

• 社内の定例会議の時間は２５分（遅くとも２７分）を標準として、次の会議との間に５分間（遅くとも３分間）の休憩がうまれるようにする
• １時間かかる場合も、２５分単位の会議が２部連続する会議設計にする（ＸＸ時５０分が終了時刻の締切）
• ただし目的が異なる会議であるが、連続して参加者が参加できるようにする効率化の都合上「２部構成」にする場合は、２つの会議の間に休憩を入れても良い

会議の役割確認

• 社内外の会議に関わらず、議事進行・議事録係の役割分担を必ず会議を始める前に決める事を標準とする
• 議事録係が話す場合は、議事録係のサブ担当も決める
• 社内定例においては、議事進行・議事録係はローテーション制を標準とする

会議の定例議題

• 社内の会議については、モヤモヤ・ワクワク傾聴を定例議題として用意する事を標準とする
• 気軽にモヤモヤを共有して、傾聴してもらえる場とする
• モヤモヤの取り扱いについては
  🌀

  モヤモヤ傾聴の定義
  を参照
• ワクワクの取り扱いについては
  🎲

  ワクワク傾聴の定義
  を参照

• 四半期末の社内定例会議においては、四半期振り返り会を定例議題とする（例として、効率化、効果をあげるための会議設計の見直し・次の四半期の目標設定などを行う）ことを標準とする

四半期振り返り会の例

• 会議設計の見直し
• 効率化、効果を上げるため
• 参加者対象
• 次の四半期の目標設定
• ピアフィードバック

チェックイン

• 会議主催者は、３〜５分を目安に、開始時間よりも前に会議室に集まる・Zoomを起動する
• 早く集まった人同士でチェックインを行うことをガイドラインとして推奨する
• 近況、今日あった事、今日感じた事、今の状態、今の気持ちなど、どんな内容も歓迎される。面白い事を言う必要はない。

チェックアウト

• 会議終了時にも、議事進行係は、参加者に一言（ひとこと）発言する機会を作りも、必要に応じたガイドラインとする
• 顧客とのやり取りがある職種グループ（特に、営業・プロジェクトマネジメント）の社内会議の場合
• センシングについてにあるように会議の参加者が何を感じて、何を考えていたのかという「相手の心、頭、腹の内」を感じとるため、発言に耳や体を傾け、不満を推察し、疑問を推測し、反対意見を洞察するなど行った上で、その仮説について、会議中記録をとるか、会議終了前に発言をする
• 議事録の中にコメントを書く、Slackのスレッドに書き込むなどの方法がある

ビデオ会議コミュニケーション（ガイドライン）

• 目指すべき考え方

• ガイドライン骨子
• 親密性を高めるためにビデオONにすることが有効であれば、動画を活用したコミュニケーションを行うことが望ましいです
• ただし、ビデオONにする自体が人によっては、あるいは状況によってはストレスにつながり結果として親密性を高めないことがあり得るため、「親密性が高まる」かつ「ストレスフリー」な場づくりをすることが大切となります
• 参加する人や、その人の状況及び参加者の関係性など様々な要因がある中で、個別の状況に合わせた対話を通じて良い場づくりを行うことを大切にします
• 本ガイドラインは、より深い対話を行うための土台でしかありません
• 仮にビデオOFFにする場合は、動画によるコミュニケーションを拒絶しているというような誤解を与えないように配慮することもガイドラインとします
• 具体的には、LOM（Listen Only Member）参加、オブザーバー参加、家庭の事情、通信環境が悪いなど何かしらOFFにしたい理由がある場合に、その理由が他の参加者に何かしら伝わるようにすること
• 実践例：
• 会議の冒頭だけビデオONにして、口頭あるいはチャット等で説明をした上でビデオOFFにする
• オブザーバー、LOM参加の場合などは、会議の参加時に「名前（LOM）」「名前（必要に応じて声をかけてください）」などと参加者名を変更したり、チャット欄で「LOM参加です」などと説明をする
• また、ONにする場合も、会議において常にONをしておく必要もなく、会議の中でON/OFFは自由に切り替えてもよいとします
• ビデオONの中には3Dアバターなどの活用も含まれるとします
• ビデオONにする方が良いと考える場合も、以下のようにビデオONにしたくないという意見があることにも耳を傾ける、思いをよぎらせること
• 意見例）圧を受ける、怖い、評価されたくない、詮索されたくない、顔を見られたくない、服を見られたくない、自分の顔を見たくないなど
• ファシリテーターなどが、ビデオONにしたいと思う場合には、その理由や背景を伝えた上でお願いをした上で、選択肢は参加者に任せることとします

• 事前にとったゆめみ社内アンケート結果を代弁する形で、コーチングチームがロールプレイした動画です
• 動画からもビデオONかOFFかの二項対立ではないことが分かると思います

他会議へのオブザーバー参加

• 他の会議へはオブザーバーとして誰もが参加して良いとする事を標準とする
• Zoomであれば、参加者名を　ゆめみさん（LOM）などと変更するとより親切であり、その際はビデオOFFでも良いとする

議事録

• 社内・案件問わず議事録はNotionでとる事を標準とする（2021年1月以降）
• また、社内定例会議の内容は動画で記録して、議事録から辿れるようにする事を標準とする（2021月1以降）
• キャリア面談、コーチングなど個人の機密やプライベートに関する面談は除く
• Googleカレンダーに登録する会議予定の情報には議事録のNotionページに辿れるようにすることを標準とする

備考

• Zoom会議において、アバターでの就業が可能です（2021/10/26~)

参考：会議の遅刻防止（Googleカレンダーの通知設定）

【入社直後ネタ】重要な予定を忘れないためにGoogleカレンダーからの通知を充実させた方法とその設定 | DevelopersIO

こんにちは、CX事業本部の若槻です。 クラスメソッドではグループウェアとしてG Suiteを導入しており、社員は社内のスケジューラーとしてGoogleカレンダーを利用しています。 わたしは前職までは会社のスケジューラーがMicrosoft Exchangeであったため、Googleカレンダーについては入社後に一から調べながら設定を行いました。 ...

dev.classmethod.jp

言語定義

上書きされた会議標準の一部