会議標準
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会議標準

ステータス

過去の経緯
  • 2020/5/24
    • 特に意識して新しく行う内容のみ記述している
    • 今後追記していく可能性あり
  • 2020/6/10 会議時間を25単位として、会議の間に五分間の休憩を入れる事を標準に設定した
  • 2020/6/18 オブザーバー参加について記載
    • 各会議で標準を上書きした内容はプロリクで上書いた内容を子ページで明示する
    • 必ずしも上書きをしなかったとしても、工夫している会議設計について他チームの参考となるために記載しても良い
  • 2020/12/3 議事録標準はDropboxPaperからNotionに2021年1月以降変更とする
  • 2021/1/18 会議の内容を動画で記録する事を標準とする
  • 2021/3/3 会議においてモヤモヤ傾聴を定例議題とすることを標準とする
  • 2021/3/30 リソース調整会議をレップ会議として名称および位置付けの変更を行った
  • 2021/4/1 Googleカレンダーに登録する会議予定の情報には議事録DBへのリンクを含めることを標準とする
  • 2021/6/7 社内定例において四半期振り返りを定例議題とすることを標準とする

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赤文字全社標準として上書き可能なルールとして必ず守るべきもの 会議標準を上書きする場合、プロリクのレビュー先には #802_standardize を含める事

社内定例の参加者人数

  • ワークショップや勉強会や全社会議などの定例でもなく、会議でもない場合は、人数の上限を気にする必要はない
    • 会議人数の上限を8名(=7名+1名(オブザーバー除く))とする事をガイドラインとする
      • 例)リソース調整会議では、グループを構成する各チームの代表メンバー+リソースマネジメント担当としてPMが1名参加している
        • 定期的な状況確認のため多くのメンバーの参加を必要とする会議でも8名を上限としている
      • 特に、意思決定を行う会議であれば、8名では多すぎるので、最大8名を上限とする

社内定例の会議時間

  • 社内の定例会議の時間は25分標準として、終了時刻として「XX時25分」、「XX時55分」として次の会議との間に5分間の休憩がうまれるようにする
    • 1時間かかる場合も、25分単位の会議が2部連続する会議設計にする(XX時50分が終了時刻の締切)
    • ただし目的が異なる会議であるが、連続して参加者が参加できるようにする効率化の都合上「2部構成」にする場合は、2つの会議の間に休憩を入れても良い

会議の役割確認

  • 社内外の会議に関わらず、議事進行・議事録係の役割分担を必ず会議を始める前に決める事を標準とする
    • 議事録係が話す場合は、議事録係のサブ担当も決める
  • 社内定例においては、議事進行・議事録係はローテーション制標準とする

会議の定例議題

  • 社内の会議については、モヤモヤ傾聴・ワクワク共感を定例議題として用意する事を標準とする
  • 気軽にモヤモヤを共有して、傾聴してもらえる場とする
  • モヤモヤの取り扱いについては、モヤモヤとチケット化を参照
  • ワクワクの取り扱いについては、ワクワク共感を参照
  • 四半期末の社内定例会議においては、四半期振り返り会を定例議題とする(例として、効率化、効果をあげるための会議設計の見直し・次の四半期の目標設定などを行う)ことを標準とする

四半期振り返り会の例

  • 会議設計の見直し
    • 効率化、効果を上げるため
    • 参加者対象
  • 次の四半期の目標設定
  • ピアフィードバック

チェックイン

  • 会議主催者は、3〜5分を目安に、開始時間よりも前に会議室に集まる・Zoomを起動する
  • 早く集まった人同士でチェックインを行うことをガイドラインとして推奨する
    • 近況、今日あった事、今日感じた事、今の状態、今の気持ちなど、どんな内容も歓迎される。面白い事を言う必要はない。

チェックアウト

  • 会議終了時にも、議事進行係は、参加者に一言(ひとこと)発言する機会を作りも、必要に応じたガイドラインとする
  • 顧客とのやり取りがある職種グループ(特に、営業・プロジェクトマネジメント)の社内会議の場合
    • センシングについてにあるように会議の参加者が何を感じて、何を考えていたのかという「相手の心、頭、腹の内」を感じとるため、発言に耳や体を傾け、不満を推察し、疑問を推測し、反対意見を洞察するなど行った上で、その仮説について、会議中記録をとるか、会議終了前に発言をする
    • 議事録の中にコメントを書く、Slackのスレッドに書き込むなどの方法がある

他会議へのオブザーバー参加

  • 他の会議へはオブザーバーとして誰もが参加して良いとする事を標準とする
  • Zoomであれば、参加者名を ゆめみさん(ROM)などと変更するとより親切である

議事録

  • 社内・案件問わず議事録はNotionでとる事を標準とする(2021年1月以降)
  • また、社内定例会議の内容は動画で記録して、議事録から辿れるようにする事を標準とする(2021月1以降)
    • キャリア面談、コーチングなど個人の機密やプライベートに関する面談は除く
  • Googleカレンダーに登録する会議予定の情報には議事録DB(トップページ)へのリンクを含めることを標準とする(2021/4/9)

言語定義

💁‍♀️
チェックイン/チェックアウト/アイスブレイク
🌀
モヤモヤ傾聴の定義
🎲
ワクワク共感の定義
🕵🏻
センシングについて
🕍
その他:用語定義

上書きされた会議標準の一部

🚓
会議標準(マーケティング委員会)
👨🏼‍🏫
会議標準(broad team meeting)
📴
iOSレップ会議