最優先業務と稼働が空いた場合の動き方
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最優先業務と稼働が空いた場合の動き方

変更履歴

  • 2021/5/6  委員会活動と案件の優先度についてのガイドラインをFAQに策定
  • 最優先業務を採用、育成として優先順位付してルールとした

行動優先順位

  1. 自分の健康
  2. 家族、パートナーとの生活
  3. 仕事(カンパニーワーク)
    1. 採用
    2. 育成
    3. プロジェクト・案件(委員会活動含む)

仕事における優先順位

  1. 採用関連業務
  2. 育成関連業務
  3. プロジェクト・案件(委員会活動含む)

ルール (採用1番、育成2番)

全ての業務の中で、採用関連業務をメンバーの最優先業務として、その次に優先する業務は育成関連業務の優先順位に沿って仕事を行うことをルールとする

優先順位が高いという意味

  • 採用関連業務、育成関連業務を行う稼働を事前に確保した上で、残りの時間を案件稼働に使うこと
  • 採用関連業務、育成関連業務と案件稼働のいずれかを行うことに迷った場合は、採用関連業務、育成関連業務を行うものとする

(1) 採用関連業務の定義

採用関連

  • リファーラル作用
  • スカウト
  • カジュアル面談
  • 書類選考
  • コーディング試験・ワークサンプルテストレビュー・ポートフォリオレビュー
  • コーディング・ワークサンプルテスト試験作成
  • 一次面接対応
  • 会社説明会参加
  • 逆求人イベント参加
  • 求人票作成
  • インターンシップ企画・設計、インターン受け入れ

採用マーケティング関連

  • イベント登壇
  • 媒体記事取材対応
  • talent book記事取材対応
  • YUMEMI 公式noteマガジン記事取材対応
  • SNSでの情報発信

注意(採用WGとの役割分担)

  • 採用WG(ワーキンググループ)は上記の業務をメンバーが偏りなく分担できるように調整、推進、支援していく役割
  • 決して、採用WGメンバーが上記業務の主担当という訳ではない。むしろ、なるべく採用WG以外のメンバーが上記採用関連業務を行うように推進、健全な無茶振りをする役割
  • 求人イベント開催のスケジュールをrecruitチームに事前に確認して、参加者を募る調整などは採用WGで行うのが望ましい

(2)育成関連業務の定義

  • バディ業務
  • オンボーディング支援
  • 研修の実施
  • 勉強会主催・発表
  • ペアワーク
  • 成果物へのレビュー
  • 給与改定の為の各種フィードバック
  • feedit-feedbackを活用した日常的なフィードバック
  • メンタリングの実施
  • キャリアアドバイス
  • 定例会議における各種ワーク(チェックイン、センシング)

研修プログラムの設計、研修方針の策定は育成WGのスコープとする

稼働が空いた場合のあるべき動き方

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空きが予測された上で、実際に当月になっても「空き」が発生した場合は次の優先順位で対応ください

  1. チーム、あるいはグループの他チームから要請があれば支援する(稼働)平準化
  2. チーム内の(業務)カイゼンを進める(後述)
  3. グループの委員会活動や委員会のチケットを拾いにいって担当する

(業務) カイゼンの3つ流れ

(1)問題分析と標準化

  • 現在業務の評価、問題点の洗い出し、状態の可視化を行う
  • ルール、標準、ガイドラインを明確にしながらドキュメント化を行う作業
  • その際、不要なドキュメントは削除する

(2)最適化

  1. 単純化(複雑さを取り除く・リファクタリング)
  2. 効率化
  3. 自動化
  4. 外部委託化

の順番で最適化を行い、他の標準的な能力を持つチームメンバーに対して、業務が容易化された状態にする事

(3)冗長化

上記の業務標準化を行なった上で、実際に他メンバーも業務を同じようにできる状態にする事

  • レクチャー
  • ペアワーク、ペアプロ、モブプロ

などを通じて行う

FAQ

案件と委員会活動はどちらを優先すべきですか?
  • 委員会活動も(社内)案件であり、どちらも同じく重要です
  • それぞれの案件は、短期と中期という時間軸が異なりますが、重要度は同じです
  • 短期と中期の両方を最適なバランスで行うことが、職能毎ギルドにおけるリソースマネジメントとして大切になります
  • ガイドラインとして、「案件が忙しくて委員会活動ができない」という言い訳は行わない、なぜならば委員会活動も案件だからです。
  • 「(委員会)案件を計画に沿った、自身の行動管理を過去できていなかった為、本来の重要度に沿った行動が現在できていません。つきましては、改めて(委員会)案件含めて全ての案件における重要度・緊急度を踏まえて、最適な行動計画を立てることを約束します」と自問することが望ましいです
  • 実際の毎月の顧客案件と委員会案件をどの比率で実施するかは、担当する委員会活動の内容や状況によって異なりますが、最適なバランスを確立することが期待されます
委員会活動は空いた時間に行うものではないのですか?
  • 上記にあるように、委員会も案件です。短期・中期のバランスの観点からあらかじめ最適な計画をしておき、稼働を確保しておく必要があります
  • その際に、guildでもASDI委員会という案件名で事前に稼働をおさえておく必要があります
  • その上で、例えば、当月になった際に、顧客案件が何かしらの理由で当初予定していた想定稼働よりも少なくなるケースがあります。
  • その場合に「空き」ができることになります
  • その際には本ページ「(重要)実際に稼働が空いた場合のあるべき動き方」で記載している優先順位に沿って行動することになります
    • この優先順位に沿って行動する3番目の対象としても、委員会活動があります
  • つまり委員会活動は、事前に計画して行うものでもあり、また空いた時間「でも」行う活動となります
  • 一方で、実際の委員会活動の中でも、コーディング試験チェックなど30分という隙間時間で行うことができる活動については、1日の個人の行動計画の中で、カレンダーの隙間時間で行うという管理の仕方はあり得ます。
    • つまり、1日の行動計画単位で見た場合に、「隙間時間で行う」という行為を「空いた時間でやる」ものとして解釈する事を否定するものではありません
委員会活動の中でもあらかじめ稼働を確保しておいた方が良い類のものは何かあるのでしょうか?
  • 例として、以下に挙げるような、集中して調査や設計、実装が必要な内容はあらかじめ一定の工数を確保しておき、顧客案件と同じ重要度で優先順位を意識してコントロールする事が必要だと考えられます
    • 研修プログラム作成
    • コーディング試験作成
    • ガイドライン作成
    • 技術調査、検証
    • 業務、プロセス設計
  • 面談、面接などについては、一人当たりの月間の対応件数が数件など一定件数に収まるように担当者を増やすことで、あらかじめ多くのまとまった時間を確保する必要がないようにすることが望ましいです
  • コーディング試験チェックなどは一定職位が高い人が行う必要があるため、担当者への負担が増える場合があります
    • その場合も、可能な限り多くの担当が割り当たるようにした上で、毎日何時に行うなど決まったルーティンにすると自分の行動を自分でコントロールしている感が保持されます
    • それでも、コーディング試験の負担が多い人は、なるべく面談・面接など、その他の採用に関連する業務は担当しないなどの役割分担をする事を推奨します
採用や育成を優先して案件を優先しないと顧客に迷惑をかけたり不都合が生じないでしょうか (2021/12/13)
  • 採用、育成業務を一部の人に集中することで、その人の担当する案件に支障がきたしてしまう事が起きてしまいます
  • それを避けるために、一部の人の採用・育成業務に力を入れる事ができないと長期的には何が起きるでしょうか
  • それは、長期的に採用が進まず、人が足りない状態になったり、育成が進まない状態になり案件の品質にネガティブな影響を与えてしまって、結果として顧客に迷惑をかけてしまうという原因と結果の因果関係が生じます
  • つまり、長期的な最適解として、特定の人だけに採用、育成業務の負担が大きくなるという実現方法ではなく、全メンバーが採用、育成を優先して取り組む事で、会社としての全社的な採用、育成力を上げていくことで、採用や育成をうまく進めるということに繋がると考えています
  • 採用力が上がった結果、新しくゆめみに入社した人も採用に取り組むことで、会社としての採用力は人数が大きくなればなるほど上がります
  • この複利の効果を利用しながら、組織としての採用力を高めながら拡大再生産する事ができます