経費精算ツール「Concur Expence」の使い方

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  1. googlのTopの右上にある9個のドットのアイコンを選択します
  2. 選択するとメニューが開きます。メニュー内の「Concur」を選択してください。

新しい経費精算レポートの作成

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レポートに追加できる経費から入った場合
レポートに追加できる経費から入った場合
  1. 今月、初めて経費精算を行われる方は画像の「新しい経費精算レポート」または「レポートに追加できる経費」の「→」から経費精算ホームに入り「新しいレポートを作成」を選択してください。

※レポートは保存ができるので使用した都度、経費を追加していくのがおすすめ

■経費精算レポート新規作成

新規レポート作成画面
新規レポート作成画面
  1. レポート名は「X月分_名前(フルネーム)」を入力てください。
  2. レポート日は作成日でOKです
  3. その他の項目は特に入力せずに「次へ」を選択してください。

※注意点

  • 1か月分の経費を、「〇月分の経費精算レポート」として、まとめて1レポートに詰め込んで提出してください。

■「新しい経費」の作成

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  1. 画像左上の「新しい経費」または、画像右側の「最近使用した経費タイプ」から経費タイプを選択

※注意点

  • 3営業日を超過した場合は領収書の確認者が必要になるため、可能な限り経費が発生した日に追加しましょう。(紙の領収書の場合)
  • 直筆のサイン「日付と名前」(紙の場合)
  • 経費が発生した日に「新しい経費」から登録して保存しておくと安心です
  • 「パクスタ」「ウェルカムランチ」「ミニレク」は8%と10%があるので申請時に注意が必要です。 (オンラインでデリバリーを頼んだ場合は商品と配送料で両方の申請が必要です。)

■新しい経費の内容事項を入力

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  1. 必須項目入力後は「保存」を選択 (「パクスタ」「ウェルカムランチ」「ミニレク」など、場合によって8%と10%の申請が必要なものに関しては「明細化」を選択し8%と10%の経費を追加する必要があります。)

主に入力が必要なフィード

  • 経費タイプ
  • 取引日
  • 支払タイプ
  • 金額
  • 領収書ステータス
  • コメント(プロリクURL)
  • 業務目的 ※制度名などがあると経理は喜びます

■領収書を添付する

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  1. 各必須項目入力後、「領収書の添付」を選択

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  1. 領収書が正しくアップロードされると領収書イメージにアップロードした画像が表示されます。

※注意事項

  • 領収書が正しくアップロードされるとタイムスタンプ(日付)が押されます、タイムスタンプを確認してください。
  • (タイムスタンプがIneligibleと表示されている場合は正しくアップロードされたことになりません。)

紙またはPDFで受領した場合の違い

Name直筆署名撮影データの印刷データアプロードタイムスタンプアップロード期限会社への領収書原本郵送
紙の領収書
署名必須
撮影:必須
不要
jpgでアップロード
必須
3営業日以内
4半期ごとに郵送が必要
電子領収書
署名不要
撮影:不要
不要
PDFアップロード
必須
期限なし
郵送不要

※注意事項

  • 通勤費など公共交通機関の領収書の発行がない分は添付不要
  • 受領日から3営業日以内にアップロード(=電子化)が必要(紙の領収書の場合)
  • システム上アップロード出来るデータ量が限られるため、データ量が大きいものに関しては下記のツールを活用し軽量化することを推奨しています。 (https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/compress-pdf.html)
  • 紙の領収の場合は4半期(3ヶ月)ごとに原本を会社への郵送が必須です。

📮

領収書原本の送付先 ㈱ゆめみ 経営管理部宛  〒154-0024  東京都世田谷区三軒茶屋2-11-23 サンタワーズB棟 8階 

■アップロードした領収書のタイムスタンプが正しく表示されない場合

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エラーとして考えられること

領収書の添付をしたが、タイムスタンプに「Ineliguble」と表示された場合は、以下の原因が考えられます。

  • 添付領収書のデータサイズが5MB以上
  • データの拡張子がpdfまたはjpg以外のものになっている。(システム上は次の拡張子で対応と記載されていますがpdfやjpg以外でアップロードをすると上手くアップロードされない可能性があります。)
    • ファイル形式: .png、.jpg、.jpeg、.pdf、.tif、.tiff ※ e 文書対応の場合、24ビットカラー/200DPI以上が必須: .jpg、.jpeg、.pdf

エラー後の対処方法

  • 添付を削除からやり直す
    • 添付した領収書を削除して領収書の添付からやり直してください。

アップロード後、タイムスタンプも正しい状態で、領収書を差し替える必要がある場合(署名忘れ、間違った領収書をアップロードしてしまった場合など)

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タイムスタンプ付与された領収書データは削除が出来ません!

間違った領収書を添付した明細や紙領収書への署名忘れ状態の場合は、私的出費をONにして同じレポートに新しく明細を追加後、正しい領収書を添付してください。

  • 領収書は削除できないため、上の画像にもある私的出資の☑ チェックボックスにチェックを入れ保存する。
  • 保存後、「新しい明細を追加」から、項目を入れ直し再度、領収書をアップロードし直してください。 (私的出資をONにしたレポートを「コピー」し、コピー側の私的出資をOFFにして領収書のアップロードし直すことも可能です。)

■レポートの提出

  • 初めての人は提出前チェックの実施を推奨します。「
  • 全ての経費を入力し終わったら「レポート提出」
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※承認者設定では、所属チームのPMの方などを選択してください。